Vagas para Assistente Administrativo

Vaga para auxiliar de escritório para trabalhar em Hotel situado na Av. Contorno, n. 631, Setor Norte Ferroviário.

Funções:

Organização e gestão de documentos: Arquivar, classificar e digitalizar documentos, além de manter os registros atualizados. 

Atendimento ao público: Atender telefones, recepcionar clientes e visitantes, e fornecer informações básicas. 

Gestão de agenda: Agendar reuniões, organizar e-mails, e acompanhar prazos. 

Suporte em áreas administrativas: Auxiliar em atividades financeiras, como controle de pagamentos e emissão de notas fiscais, e prestar suporte aos outros departamentos, como RH e marketing. 

Controle de estoque: Gerenciar o estoque de suprimentos de escritório, realizar pedidos e garantir a disponibilidade dos materiais. 

Elaboração de relatórios: Coletar dados, organizar informações e preparar relatórios administrativos e financeiros. 

Comunicação: Receber, triar e distribuir correspondências. 

Auxílio em projetos: Apoiar na organização e execução de projetos, conforme necessário. 

Conhecimento básico em rotinas financeiras:

• Controle de notas fiscais;

• Lançamentos de contas a pagar e a receber;

• Conciliação bancária;

• Apoio em relatórios financeiros.

  Noções de rotinas de Recursos Humanos:

• Admissão e demissão de colaboradores (suporte documental);

• Controle de ponto e banco de horas;

• Organização de benefícios (vale-transporte, vale-alimentação, folha de pagamento);

• Apoio em processos seletivos (triagem de currículos, agendamento de entrevistas).

• Domínio do pacote Office, especialmente Excel (planilhas de controle, relatórios);

• Boa comunicação e escrita, para interações com fornecedores, colaboradores e equipe interna;

• Organização, atenção aos detalhes e proatividade, com capacidade de lidar com múltiplas demandas;

• Facilidade em aprender sistemas internos (ERP ou software de gestão financeira/RH);

O Back Office de Assistência Técnica tem como principal objetivo garantir o suporte administrativo, operacional e logístico para toda a equipe de campo da assistência técnica, assegurando que os atendimentos sejam realizados com agilidade, precisão e alto nível de qualidade, conforme os padrões da empresa e as exigências regulatórias do setor de saúde.

Principais Responsabilidades

•            Gestão de Chamados Técnicos: Receber, registrar e direcionar os chamados técnicos através dos canais oficiais (telefone, e-mail, sistema interno), assegurando que todas as solicitações sejam registradas corretamente, direcionadas e acompanhadas até a resolução.

•            Agendamento e Logística de Atendimento: Realizar o agendamento das visitas técnicas em conjunto com o cliente e os técnicos, considerando a regionalização, conhecimento e disponibilidade da equipe.

•            Controle de Peças e Equipamentos: Acompanhar a entrada/saida de equipamentos da assistência, acompanhar e controlar o estoque de peças de reposição e ferramentas, solicitando reposições quando necessário e garantindo o envio correto para os técnicos ou diretamente aos clientes.

•            Orçamento: fazer orçamentos de manutenções e informar de forma clara ao cliente garantindo total transparência e resolução.

•            Follow-up com Clientes: Manter contato proativo com os clientes durante e após os atendimentos para assegurar satisfação, confirmar resoluções e registrar feedbacks.

•            Documentação Técnica: Organizar e manter atualizada a documentação dos atendimentos, check-list de instalação, relatórios técnicos e listas de presença.

• Abertura e fechamento da empresa

• Efetuar compras

• Emissão de nota fiscal

• Acompanhar licença e alvará de funcionamento da empresa

• Acompanhar e-mail e telefone

• Elaborar relatórios gerenciais

• Solicitar transportadora para coleta de matéria prima

• Cadastro cliente/fornecedor e produto

• Suporte a equipe em geral

Assistente Administrativo

Descrição:
Irá atuar prestando assistência ao departamento Administrativo.

Responsabilidades:

Folha de Pagamentos
Apoio em demandas do Departamento Administrativo
Controle de pagamentos
Contas a Pagar e receber
Rotinas de Departamento pessoal.