Secretária

Responsável pela organização e funcionamento da recepção, garantindo atendimento ágil e cordial a visitantes, colaboradores e candidatos, com direcionamento adequado de ligações, visitas e reuniões. Atua no controle da rotina diária do espaço, incluindo abertura e fechamento, organização de ambientes comuns e salas de reunião, além da comunicação constante com as áreas internas.

Executa o recebimento, protocolo e encaminhamento de correspondências e documentos, mantém confidencialidade das informações e apoia o RH no atendimento a candidatos. Também gerencia reservas e controles administrativos de hospedagens aprovadas pela diretoria, incluindo conferência e trâmite de notas fiscais, assegurando organização, fluxo correto de informações e bom funcionamento do ambiente corporativo.

Ter conhecimento em qualidade dos produtos.

Assistente de Eventos e Processos

Descrição das Atividades:

• Elaborar e acompanhar orçamentos de materiais necessários para eventos da Abrasel.

• Planejar e executar o transporte e alocação dos materiais nos locais dos eventos.

• Organizar e manter atualizados os documentos relacionados aos eventos, incluindo contratos e autorizações.

• Criar e atualizar planilhas de custos e compras, garantindo controle financeiro dos eventos.

• Realizar a gestão de estoques de itens rotativos (consumíveis) e permanentes da associação.

• Controlar e acompanhar contratos com fornecedores, assegurando prazos e condições acordadas.

• Atuar no contato com casas participantes dos festivais e associados, garantindo alinhamento logístico e operacional.

• Apoiar na coordenação geral da logística dos eventos, garantindo eficiência e cumprimento dos cronogramas.

Gestão Financeira:

 Realizar o controle e acompanhamento do fluxo de caixa;

 Executar e supervisionar as rotinas de contas a pagar e contas a receber;

 Efetuar conciliações bancárias e financeiras;

 Envio de boletos mensais aos clientes;

 Realizar o acompanhamento contínuo do monitor fiscal, garantindo que todas as

notas fiscais sejam devidamente recebidas, conferidas e lançadas no sistema;

 Monitorar e controlar custos operacionais, propondo melhorias e otimizações.

Gestão de Contratos e Fornecedores:

 Gerenciar contratos com fornecedores, incluindo negociações, renovações e

elaboração de aditivos;

 Acompanhar prazos contratuais e aplicar mecanismos de notificação e rescisão,

quando necessário;

 Manter organização e atualização da documentação contratual.

1. Atender o telefone e repassar para os responsáveis de cada departamento. (Procurar ficar atento às informações que o cliente informa). Observar também se o telefone não está caindo via internet, pois, às vezes, isso acontece.

2. Repassar as solicitações do chat (WhatsApp) para cada responsável, atentando-se aos casos em que houver mais de uma solicitação na mesma conversa.

3. Observar o fluxo dos atendimentos, como o tempo de cada solicitação, verificando o que aconteceu e o motivo da espera, para garantir a finalização dos atendimentos sem problemas.

4. Abrir chamado para o telefone e/ou chat junto ao suporte, caso não estejam funcionando. (Isso indica iniciativa do colaborador.)

5. Atenção também aos atendimentos de rodízio: verificar se estão sendo atendidos e repassar de forma justa e correta. Caso observe a ausência de algum colaborador, procurar imediatamente a administração, se não houver aviso prévio da falta, para garantir que o cliente seja atendido.

6. Colar balancetes nos horários mais tranquilos de atendimento.

7. Imprimir documentos e colocá-los na pasta, a fim de evitar gastos desnecessários com cópias. Sempre anotar as cópias realizadas.

8. Caso haja algum balancete urgente e não seja possível aguardar a finalização pelo estagiário, preparar o balancete imediatamente (numerar e escanear) para entrega ao boy.

9. Chamar o boy pela Speed ou Uber, caso seja necessário, atentando-se aos endereços.

10. Enviar os balancetes à encadernadora e cuidar das demandas referentes a esse envio (guardar as notas, chamar o Uber para levar e buscar, confirmar valores e notas e repassar à administração). As demais atividades, em tempo livre, serão repassadas pela administração.