Recepcionista Comercial

Gestão Financeira:

 Realizar o controle e acompanhamento do fluxo de caixa;

 Executar e supervisionar as rotinas de contas a pagar e contas a receber;

 Efetuar conciliações bancárias e financeiras;

 Envio de boletos mensais aos clientes;

 Realizar o acompanhamento contínuo do monitor fiscal, garantindo que todas as

notas fiscais sejam devidamente recebidas, conferidas e lançadas no sistema;

 Monitorar e controlar custos operacionais, propondo melhorias e otimizações.

Gestão de Contratos e Fornecedores:

 Gerenciar contratos com fornecedores, incluindo negociações, renovações e

elaboração de aditivos;

 Acompanhar prazos contratuais e aplicar mecanismos de notificação e rescisão,

quando necessário;

 Manter organização e atualização da documentação contratual.

1. Atender o telefone e repassar para os responsáveis de cada departamento. (Procurar ficar atento às informações que o cliente informa). Observar também se o telefone não está caindo via internet, pois, às vezes, isso acontece. 2. Repassar as solicitações do chat (WhatsApp) para cada responsável, atentando-se aos casos em que houver mais de uma solicitação na mesma conversa. 3. Observar o fluxo dos atendimentos, como o tempo de cada solicitação, verificando o que aconteceu e o motivo da espera, para garantir a finalização dos atendimentos sem problemas. 4. Abrir chamado para o telefone e/ou chat junto ao suporte, caso não estejam funcionando. (Isso indica iniciativa do colaborador.) 5. Atenção também aos atendimentos de rodízio: verificar se estão sendo atendidos e repassar de forma justa e correta. Caso observe a ausência de algum colaborador, procurar imediatamente a administração, se não houver aviso prévio da falta, para garantir que o cliente seja atendido. 6. Colar balancetes nos horários mais tranquilos de atendimento. 7. Imprimir documentos e colocá-los na pasta, a fim de evitar gastos desnecessários com cópias. Sempre anotar as cópias realizadas. 8. Caso haja algum balancete urgente e não seja possível aguardar a finalização pelo estagiário, preparar o balancete imediatamente (numerar e escanear) para entrega ao boy. 9. Chamar o boy pela Speed ou Uber, caso seja necessário, atentando-se aos endereços. 10. Enviar os balancetes à encadernadora e cuidar das demandas referentes a esse envio (guardar as notas, chamar o Uber para levar e buscar, confirmar valores e notas e repassar à administração). As demais atividades, em tempo livre, serão repassadas pela administração.

·Apoiar as rotinas administrativas e operacionais da área comercial;

·Realizar matrículas no sistema IPOG+ e acompanhar todo o processo até a efetivação;

·Realizar correções cadastrais de leads e alunos;

·Conferir, atualizar e acompanhar o comissionamento dos consultores;

·Analisar, revisar e anexar documentos nos sistemas institucionais;

·Acompanhar, abrir e monitorar requerimentos acadêmicos e administrativos;

·Prestar suporte contínuo aos consultores e gestores, inclusive em demandas intersetoriais;

·Atender alunos cujos consultores não fazem mais parte da equipe;

·Auxiliar na assinatura e em alterações contratuais;

·Apoiar os alunos no primeiro acesso ao portal acadêmico;

·Monitorar pagamentos de matrícula e status financeiro;

·Manter interface com as áreas acadêmica e financeira;

·Participar de briefings e alinhamentos com o time de Marketing.

Atividades administrativas e secretariais.

🗂 Principais atividades

• Serviços administrativos em geral

• Elaboração de contratos

• Emissão de notas fiscais

• Envio de armas (conforme normas legais)

• Controle de estoque

• Pós-venda