Auxliar Administrativo | Antônio Fernando Joalheria - Shopping Bougainville

• Preenchimento de planilhas e organização de documentos

• Cadastro de clientes e controle de arquivos

• Montagem e impressão de materiais de viagem

• Atendimento ao cliente (telefone, WhatsApp, e-mail e presencial)

• Orientação sobre exigências de viagem e conferência de documentação

• Auxílio na elaboração de orçamentos e pesquisa de fornecedores

• Suporte em reservas, emissões e envio de regras tarifárias

• Controle de vouchers e finalização das pastas de viagem

• Apoio às rotinas operacionais e comerciais da agência de viagens

• Recepcionar clientes;

• Atender e fazer telefonemas;

• Agendar reuniões;

• Agendar horários de prestadores de serviço;

• Direcionar intimações aos advogados responsáveis;

• Receber e direcionar as correspondências;

• Digitalizar documentos ;

• Agendar despachos com juízes e desembargadores;

·         Gestão de Fornecedores: É responsável por identificar, qualificar e negociar com parceiros comerciais, buscando as melhores condições de preço, prazo e qualidade.

·         Análise de Propostas e Contratações: O gerente avalia propostas comerciais complexas, como as de benefícios e serviços (ex: gestão de vale-transporte), analisando detalhadamente taxas administrativas e de serviços para garantir o melhor custo-benefício.

·         Controle de Custos e Orçamentos: Atua diretamente na redução de despesas operacionais, negociando reduções em taxas fixas e buscando modelos de economia compartilhada, como o cashback sobre taxas tributáveis.

·         Planejamento Estratégico de Suprimentos: Garante que os processos de compra sigam a legislação vigente e os fluxos internos da empresa, evitando rupturas no estoque ou atrasos na entrega final.

·         Interface com Outros Departamentos: Trabalha em conjunto com o RH e a gerência administrativa para implementar melhorias em benefícios e ferramentas que facilitem a rotina dos colaboradores.

Responsável pela organização e funcionamento da recepção, garantindo atendimento ágil e cordial a visitantes, colaboradores e candidatos, com direcionamento adequado de ligações, visitas e reuniões. Atua no controle da rotina diária do espaço, incluindo abertura e fechamento, organização de ambientes comuns e salas de reunião, além da comunicação constante com as áreas internas.

Executa o recebimento, protocolo e encaminhamento de correspondências e documentos, mantém confidencialidade das informações e apoia o RH no atendimento a candidatos. Também gerencia reservas e controles administrativos de hospedagens aprovadas pela diretoria, incluindo conferência e trâmite de notas fiscais, assegurando organização, fluxo correto de informações e bom funcionamento do ambiente corporativo.

Ter conhecimento em qualidade dos produtos.