Auxiliar Administrativo

Auxiliar no controle e gerenciamento dos documentos administrativos de obra, controle e acompanhamento dos custos, orçamentos e cronogramas; controlar e arquivas os documentos essenciais como relatórios de medição, diários de obra e documentos administrativos pertinentes a obra; realizar a interface entre a equipe de obra e setores administrativos da empresa; realizar a gestão dos documentos dos colaboradores em sistema do cliente e no sistema interno da empresa; auxiliar na aquisição e controle de materiais e equipamentos; apoiar a gestão de recursos humanos na obra; apoiar o cumprimento das normas e procedimentos internos e auditorias internas realizadas; auxiliar na gestão dos alojamentos; apoiar a equipe de gestão e engenharia nos assuntos administrativos

Estamos em busca de uma auxiliar / assistente de departamento pessoal, para nos ajudar com as rotinas administrativas e de recursos humanos da empresa.

Realizar cadastro de colaboradores;

Controlar o ponto dos funcionários;

Realizar o cálculo de folha de pagamento junto com as obrigações acessórias ( eSocial, Caged, Sefip, etc);

Executar as atividades relacionadas a admissão e demissão de funcionários;

Manter atualizados os dados cadastrais dos colaboradores;

Atender colaboradores para esclarecimento de dúvidas relacionadas ao departamento pessoal.

VAGA 1 - Atuação na área financeira

Rotinas financeiras como: Conciliação bancária, lançamento de pagamentos no banco para aprovação, pagamento e recebimento de valores, emissão de nota fiscal, fechamento de comissões, lançamentos e controles no sistema e planilhas da empresa e outras rotinas inerentes ao financeiro.

Rotinas Administrativas como: Compras de materiais, manutenção das instalações da empresa, contratação e acompanhamento de prestadores de serviços de manutenção quando necessário, envio de informações da empresa e funcionários para contabilidade, suporte no processo de contratação e desligamento de funcionários (documentos, contratos, exames, etc), criação de logins e e-mails, assistência em toda parte administrativa da empresa.

VAGA 2 - Atuação na área Comercial

Preencher planilhas, organização e impressão de documentos, montagem de material para entrega ao cliente, cadastro de clientes em sistemas, arquivar documentos, confirmações de serviços, controle de estoque de materiais, editar guias e day-by-day de viagem dentro do padrão estabelecido pela empresa e outras atividades inerentes ao operacional da agência de viagens. Suporte no atendimento aos clientes através de telefone, whatsapp, e-mail e presencial, passar informações para os clientes sobre as exigências da viagem a cada destino (passaporte, vistos, vacinas, formulários, habilitação e etc), auxílio na montagem de orçamentos de viagem (busca a sites e portais de fornecedores), enviar regras tarifárias das reservas de aéreo, hotéis, serviços e conferir documentação do cliente se está de acordo com as exigências dos destinos que serão visitados, dar suporte nas reservas e emissões (pegar dados de pagamento dos clientes), acompanhar recebimento e salvar vouchers nas pastas dos clientes, conferir pastas de viagens dos clientes para impressão e envio final do material de viagem para o cliente; outras atividades inerentes à área comercial da agência de viagens.

Principais Responsabilidades:

-Controlar e atualizar o cadastro dos veículos da frota (placas, quilometragem, tipo, status);

-Check List dos veículo;

-Responsável pela manobra dos veículos;

-Acompanhar e agendar manutenções preventivas e corretivas junto às oficinas credenciadas;

-Monitorar o consumo de combustível e realizar a conciliação de abastecimentos;

-Apoiar no controle e pagamento de multas, IPVA, licenciamento e seguros dos veículos;

-Dar suporte aos motoristas em questões operacionais e administrativas;

-Controlar o uso de rastreadores e sistemas de telemetria, acompanhando desvios e alertas;

-Garantir o cumprimento das normas internas de segurança, manutenção e utilização dos veículos;

-Apoiar o gestor da frota na execução de projetos de otimização e redução de custos.

Experiência:

-Experiência prévia em controle de frotas, transporte ou setor administrativo de logística.

-Conhecimentos:

-Pacote Office (principalmente Excel);

-Noções de mecânica básica de veículos;

• Organização de documentos físicos e digitais;

• Apoio na elaboração, atualização e controle de planilhas;

• Digitalização e arquivamento de documentos;

• Suporte nas rotinas de PCM da área externa;

• Assistência imediata aos gestores do setor.